Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.
Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Berbasis Komputer
Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Era Globalisasi dan Tingginya Tingkat Kompetisi
Beberapa strategi yang dapat dilakukan setiap perusahaan untuk dapat
memenangkan kompetisi yang dilakukan di era yang penuh gejolak ini.
1. Penguasaan teknologi untuk menghasilkan produk barang maupun jasa.
2. Peningkatan kualitas sumber daya manusia.
3. Marketplace yang tepat.
4. Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan keputusan.
Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan. Sistem informasi akuntansi adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem informasi sebagai berikut :
• Pengumpulan data
• Manipulasi data
• Penyimpanan data
• Menyediakan dokumen
Pengumpulan Data
Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi Data
Manipulasi data adalah tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data sebagai berikut :
-Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi.
-Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya.
-Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada eleem data.
- Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.
Penyimpanan Data
Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.
Penyediaan Dokumen
Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:
-Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
-Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.
Karakteristik
-Melaksanakan tugas yang diperlukan.
-Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
-Menangani data yang rinci.
-Berfokus pada historis.
-Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.
Peran Sistem Informasi Dalam CBIS
-Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
-Sistem Informasi akuntansi menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa, pengertian dari SIM. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan.
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)
Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.
AUTOMASI KANTOR (OA)
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
-Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
-Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
-Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
-Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan OA
-Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
-Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer
-Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.
Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
- penghematan waktu (time saving)
- penghematan biaya (cost saving)
- peningkatan efektivitas (effectiveness)
- pengembangan teknologi (technology development)
- pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).
manfaat dan kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce
Manfaat yang dapat diantisipasi dari E-Commerce :
- Pelayanan pelanggan yang lebih baik.
- Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik.
- Pengembangan atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
Kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce :
- Biaya tinggi.
- Masalah keamanan.
- Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia.
SISTEMKONSEPTUAL
Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem.
Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.
Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.
Dimensi Informasi :
• Relevansi ,informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah yang
dihadapi
• Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.
• Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasitetap
terkendali atau hilangnya kesempatan.
• Kelengkapan, Infrmasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah
sangat dibutuhkan
Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem.
Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.
Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.
Dimensi Informasi :
• Relevansi ,informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah yang
dihadapi
• Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.
• Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasitetap
terkendali atau hilangnya kesempatan.
• Kelengkapan, Infrmasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah
sangat dibutuhkan
Model yang digunakan dalam Model Sistem Umum Perusahaan
Tahap Pemahaman yaitu sebuah proses pemahaman terhadap masalah dengan mengidentifikasi dan mempelajari masalah terhadap lingkungan yang memerlukan data à mengolah data à mengujinya à menjadikan petunjuk dalam menemukan pokok masalah à mencari solusi (bergerak dari tingkat system ke subsystem).
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
a. Sistem Lingkaran Terbuka.
b. Sistem Lingkaran Tertutup.
Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem.
Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.Konsep Management By Exception.
System Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) dibuat sebagai suatu cara untuk memenuhi kebutuhan seorang manajer dalam membuat keputusan yang spesifik dalam memecahkan masalah yang spesifik pula.
Tahapan dalam pengambilan keputusan yaitu:
1). Tahap Pemahaman yaitu sebuah proses pemahaman terhadap masalah dengan mengidentifikasi dan mempelajari masalah terhadap lingkungan yang memerlukan data à mengolah data à mengujinya à menjadikan petunjuk dalam menemukan pokok masalah à mencari solusi (bergerak dari tingkat system ke subsystem).
2). Tahap Perancangan yaitu sebuah proses pengembangan, analisis dan pencarian alternatif tindakan atau solusi yang mungkin untuk di ambil/ dilakukan (Identifikasi dan mengevaluasi alternatif).
3). Tahap Pemilihan yaitu sebuah proses pemilihan salah satu alternatif solusi yang dimunculkan pada tahap perancangan untuk menentukan arah tindakan dengan memperhatikan kriteria-kriteria berdasar tujuan yang dapat dicapai pada tahap berikutnya (memlih solusi terbaik).
4). Tahap Penerapan yaitu sebuah proses untuk melaksanakan dan menerapkan alternatif tindakan yang dipilih untuk menyelesaikan permasalahan yang telah di identifikasi (menerapkan solusi dan membuat tindak lanjut).
Berbagai jenis keputusan ialah keputusan tak terprogram, terprogram, dan semi terprogram.
Berbagai jenis masalah yang ada yaitu masalah terstruktur (terdapat 3 tahap yaitu pemahaman, perancangan, dan pemilihan), masalah tidak terstruktur (tidak terdapat dalam 4 tahap), dan masalah semi terstruktur.
Keharusan DDS yaitu Membantu manajer dalam membuat keutusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur, mendukung penilaian manajer, dan meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer dari hanya sekedar efisiensi.
Model DSS dimana terdapat database yang isinya digunakan oleh Perangkat Lunak Penulisan Laporan (menghasilkan laporan periodik maupun khusus), Model Matematika (menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen), dan Perangkat Lunak GDSS.
Perangkat lunak penulisan laporan
Laporan periodik = disiapkan sesuai jadwal
Laporan khusus = disiapkan ketika sesuatu yang luar biasa terjadi
Menyatukan Management by Exception ke dalam laporan
à konsep yang memungkinkan manajer hanya memperhatikan aktifitas yang layak mendapatkan perhatian manajemen
Dapat disatukan dalam satu laporan melalui 4 cara :
1). Menyiapkan laporan hanya jika terjadi perkecualian
2). Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian
3). Mengelompokkan perkecualian bersama-sama
4). Menunjukkan varians dari normal
Perangkat lunak GDSS memungkinkan beberapa pemecah masalah bekerja bersama-sama sebagai satu kelompok untuk mencapai solusi. Pemecah masalah dapat mewakili sebuah komite atau tim proyek, para anggota kelompok dapat berkomunikasi secara langsung atau melalui GDSS.
GDSS adalah Suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam satu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interfase bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama.
Proses yang terjadi pada GDSS :
1. Mengorganisasi pendapat yang muncul dalam kelompok
2. Mengumpulkan informasi
3. Mengurutkan berdasar prioritas
4. Mengumpulkan aspek-aspek pendukung
Otomasi perkantoran (Office Automation) Mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan (siapa saja yang menggunakan OA). Kelompok pemakai OA adalah pekerja terdidik (manajer dan profesional), sekretaris, dan pegawai administrasi. Tujuan dari OA ialah mengurangi biaya administrasi, pemecahan masalah, dan pelengkap serta bukan pengganti. Beberapa contoh aplikasi OA yaitu pengolahan kata, E-mail, voice mail, kalender elektronik, konferensi audio/video, konferensi komputer, PAX, imaging, dan dekstop publising.
Pengolahan kata yaitu Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang berkaitan dengan penyiapan dokumen yang tercetak.
Surat elektronik /E-mail ialah Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminak komputer dan alat penyimpanan.
Voice mail ialah Pengiriman pesan dengan mengucapkan ke dalam telepon, dan pesan yang telah terkirim, oleh penerima dapat diambil melalui telepon juga.
Kalender elektronik Penggunaan jaringan komputer untuk membuat, menyimpan dan mengambil agenda pertemuan (jadwal kerja).
Konferensi audio Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.
Daya tarik konferensi audio :
1. Biaya relatif murah bagi perusahaan
2. Orang-orang merasa nyaman berbicara
3. Butuh beberapa menit saja untuk menyiapkan peralatan
Ke-efisiensi-an sebuah konferensi audio :
1. Di tunjuk moderator (orang yang mengkoordininasi jalannya konferensi)
2. Jumlah peserta dibatasi (< 6 orang)
3. Ada hasil dari pembicaraan yang dibagikan keseluruh peserta atau rekaman konferensi harus disimpan
4. Setiap peserta yang akan bicara harus meng-identifikasi dirinya
Penggunaan peralatan komunikasi suara dan gambar untuk membuat suatu hubungan audio-video diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.
REFERENSI.
http://community.gunadarma.ac.id/user/blogs/view/name_febriani_dwiastuti/id_7205/title_evolusi-dari-computer-based-information-system/
http://fardiansyah7fold.wordpress.com/evolusi-sistem-informasi-manajemen-berdasarkan-cbis-computer-base-information-system/
